Manajemen Sarana dan Prasarana

BAB II

PEMBAHASAN

A.    PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP MANAJEMEN SARANA PRASARANA

Manajemen sarana dan prasarana adalah kegiatan/usaha yang mengatur dan mengelola semua peralatan/ material terlaksanakannya suatu proses pendidikan di dalam sekolah agar tujuan pendidikan dapat tercapai dengan efektif dan efisien. Manajemen ini digunakan untuk membantu kelancaran proses pembelajaran. Sarana dan prasarana adalah semua benda atau barang yang bergerak maupun yang tidak bergerak yang digunakan untuk menunjang terlaksanakannya proses pembelajaran yang langsung maupun yang tidak langsung dalam sebuah pendidikan (Rohiat, 2008: 26).

Ruang lingkup manajemen sarana dan prasarana, meliputi perencanaan, pengadaan, pengaturan, dan penggunaan sarana dan prasarana (Mulyono, 2008 : 169). Kegiatan manajemen sarana dan prasarana meliputi perencanaan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penginventarisasian, pemeliharaan, dan penghapusan sarana dan prasarana pendidikan (Rohiat, 2008: 26).

B.     MANAJEMEN PERENCANAAN DAN PENGADAAN SARANA PRASARANA

Tahap pertama dari manajemen sarana dan prasarana adalah perencanaan yang sekaligus merupakan dari langkah pengadaan. Pengadaan sarana dan prasarana tidaklah semudah pengadaan meja dan kursi yang hanya mempertimbangkan selera dan dana yang tersedia. Proses pengadaan sarana dan prasarana diperlukan pengadaan pertimbangan yang lebih banyak dan semuanya harus bersifat edukatif (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 275).

Pengadaan perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana melalui beberapa tahapan tertentu, yaitu (Arikunto dan Lia, 2008 : 275-276) :

a.             Menganalisis materi pelajaran yang lebih membutuhkan media pelajaran dalam proses pembelajaran dan mendaftar media pelajaran yang dibutuhkan. Hal ini dilakukan oleh guru bidang studi.

b.            Mengadakan seleksi menurut skala prioritas terhadap media pembelajaran yang dibutuhkan. Media pembelajaran yang lebih penting dan mendesak diadakan terlebih dahulu.

c.             Menginventarisasi media pembelajaran yang telah ada dan nantinya akan dilakukan re-inventarisasi untuk mengetahui kondisi media pembelajaran.

d.            Mengadakan seleksi media pembelajaran yang masih dapat digunakan.

e.             Mencari dana yang diperlukan dalam pengadaan media pembelajaran. Pencarian dana ini dilakukan jika dana dari sekolah belum ada.

f.             Menunjuk seseorang atau beberapa orang untuk bertanggung jawab dalam pengadaan media pembelajaran. Penunjukan ini harus memenuhi beberapa kriteria yaitu : keahlian, kecakapan dalam berkomunikasi, kejujuran, dan sebagainya.

Selain media pembelajaran, dalam pengadaan sarana dan prasarana yang lainnya seperti gedung, ruang kelas, perabot kelas dan yang lainnya juga harus memenuhi persyaratan. Pembangunan gedung sekolah misalnya, tidak boleh didirikan didekat jalan raya atau tempat yang suasananya ramai dan gaduh. Ruang kelas haruslah memiliki ukuran yang sesuai, nyaman dan tidak boleh mengganggu perkembangan peserta didik. Perabot kelas harus memerhatikan ukuran, bentuk, dan bobotnya (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 276).

Pengadaan sarana dan prasarana yang menunjang dalam pembelajaran yang lainnya adalah pengadaan buku. Pengadaan buku mulai dari buku tulis, buku paket, dan buku lain yang dapat dijadikan referensi dalam pembelajaran juga harus ada. Buku-buku yang dipilih haruslah buku yang menunjang materi pelajaran yang membuat peserta didik lebih tertarik untuk mempelajarinya. Buku tersebut harus ditunjang dengan beberapa gambar, bentuk fisik yang sesuai dengan isinya, ukuran yang sesuai, dan syarat lain yang berpengaruh pada kesehatan (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 277).

C.    PENGATURAN DAN PENGGUNAAN SARANA PRASARANA

Pengaturan dan penggunaan sarana dan prasaran pendidikan adalah dua kata yang tidak dapat saling dipisahkan. Hal ini karena pengaturan dan pengadaan dilakukan secara silih berganti. Sehubungan dengan pengaturan dan pengadaan sarana dan prasarana ini, maka sarana dan prasarana dapat dibedakan menjadi dua kategori yaitu (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 277):

1.            Alat yang langsung digunakan dalam kegiatan pembelajaran seperti halnya media pembelajaran.

2.            Alat-alat yang tidak langsung terlibat dalam kegiatan pembelajaran seperti gedung sekolah, meja guru, perabot kantor dan sebagainya.

Kegiatan pertama yang dilakukan setelah proses inventaris dan pencatatan kedalam buku inventaris adalah pengadaan tempat penyimpanan. Tempat penyimpanan ini dapat berupa almari tertututp, almari terbuka, dan ruangan atau gudang. Hal inilah yang sering terlupakan ketika diadakan pengadaan sarana dan prasarana yang baru.

Langkah awal pengaturan yang dilakukan sebelum sarana dan prasarana digunakan meliputi (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 278) :

1.            Memberikan identitas pada sarana dan prasarana dengan nomor dan kode tertentu untuk jenis tertentu.

2.            Pencatatan alat ke dalam buku inventaris. Buku inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat daftar kekayaan sekolah agar mempermudah dalam proses pengontrolan kembali sewaktu-waktu.

3.            Penempatan sarana dan prasarana pembelajaran seperti media pembelajaran ke dalam almari yang telah disediakan.

Pengaturan awal yang dilakukan telah selesai dan sarana dan prasarana serta media pembelajran telah siap digunakan. Penggunaan alat dalam proses pembelajaran dipengaruhi empat faktor yaitu (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 278) :

1.            Banyaknya alat;

2.            Banyaknya kelas;

3.            Banyaknya peserta didik pada tiap kelas;

4.            Banyaknya ruang kelas.

Mengingat beberapa faktor di atas serta pola pengaturan sarana dan prasarana, maka secara umum dapat diatur sebagai berikut (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 279):h

1.            Media pembelajaran digunakan untuk kelas tertentu. Hal ini dilakukan jika media pembelajaran yang ada tidak memenuhi setiap kelas dan sesuai dengan kurikulum yang digunakan.

2.            Media pembelajaran untuk beberapa kelas. Hal ini dilakukan jika media pembelajaran jumlahnya terbatas dan tidak mencukupi untuk masing-masing kelas, sehingga media pembelajaran tersebut digunakan secara bersamaan.

3.            Media pembelajaran untuk semua kelas. Hal ini dilakukan jika media pembelajaran jumlahnya mencukupi untuk setiap kelas yang membutuhkan.

D.    MANAJEMEN RUANG BELAJAR, LABORATORIUM, PERPUSTAKAAN DAN OLAHRAGA

1.      Manajemen Ruang Kelas

Beberapa hal yang berkaitan dengan pengelolaan prasarana ruang kelas adalah sebagai berikut :

a.       Perencanaan Ruang Kelas

1)            Rehabilitasi ruang kelas, yaitu perencanaan kebutuhan tambahan ruang kelas dengan rencana penambahan daya tampung sekolah. Untuk menghasilkan tipe sekolah yang efektif dan efisien maka dibuat beberapa tipe sekolah, yaitu tipe besar, sedang ,dan kecil atau tipe A, B, dan C yang disesuaikan dengan jumlah siswa dan lokasi sekolah tersebut.  Jika sekolah tersebut mempunyai lahan maka dapat diusulkan ke Kantor Wilayah untuk dijadikan tambahan ruang kelas . Adanya penambahan  daya tampung tersebut sesuai dengan program pemerintah dalam wajib belajar 9 tahun. Tetapi jika bangunan sekolah yang ada sudah rusak berat maka permohonan yang dapat diajukan ke Kantor Wilayah adalah untuk rehabilitasi total. Dengan adanya rehabilitasi total ini diharapkan daya tampung sekolah dapat bertambah, misalnya gedung sekolah yang semula 1 lantai dapat bertambah menjadi 2 atau 3 lantai. Selain tambahan ruang kelas biasa juga direncanakan tambahan ruang laboratorium, perpustakaan, dan gedung serbaguna (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 302). 

2)            Perencanaan proses pendayagunaan Ruang Kelas Baru (RKB) atau rehabilitasi ruang belajar yang sudah dimiliki. Pembangunan RKB diharapkan dapat direncanakan pendayagunaannya, seperti untuk ruang teori, ruang praktik, atau keperluan lainnya. Hal ini perlu direncanakan agar dapat berjalan  dan berfungsi efektif dan efisien (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 302).

3)            Perencanaan proses pengadaan atau proses rehabilitasi . Proses pengadaan ruang kelas atau proses rehabilitasi akan dapat dilaksanakan apabila sekolah tersebut mengajukan permohonan kepada Kantor Wilayah dan mendapatkan persetujuannya. Kantor wilayah yang terkait dalam mengadakan gedung baru yaitu Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 302).

4)            Perencanaan kebutuhan perlengkapan untuk berfungsinya pembangunan ruang kelas baru. Dengan adanya pembangunan ruang kelas baru maka kebutuhan perlengkapannya pun harus disesuaikan. Pembangunan ruang kelas baru saat ini memiliki panjang 9 m dan lebar 7 m sehingga dapat memuat meja dan kursi sebanyak 48 pasang atau dapat menampung 48 siswa per kelas. Selain meja dan kursi, perlengkapan lain yang harus dipenuhi antara lain meja dan kursi guru, lemari siswa/guru, dan sebagainya. Anggaran dana untuk pengadaan perlengkapan biasanya sudah termasuk dalam pembangunan ruang kelas baru (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 303).

5)            Perencanaan inventaris, pemeliharaan, dan pelaporan. Pemeliharaan dan pelaporan ruang kelas dapat dilakukan setiap saat. Sebab apabila ruang kelas tidak dipelihara dan dirawat maka sudah dapat dipastikan bahwa ruang kelas tersebut akan cepat rusak. Akan lebih baik jika terdapat kerusakan kecil dalam ruang kelas segera dilakukan perbaikan karena jika sudah mencapai kerusakan berat maka akan memerlukan dana yang besar untuk melakukan perbaikan. Dana yang digunakan untuk perbaikan dapat diambil dari dana rutin, OPF, dan SPP. Jika kerusakan kelas yang dialami sudah berat maka dapat melapor ke Kantor Wilayah untuk rehabilitasi total (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 303).

b.      Koordinasi Prasarana Ruang Kelas

Koordinasi dari semua pihak sekolah sangat diperlukan untuk mengatur ruang kelas agar dapat berfungsi secara efektif dan efisien. Pembagian ruang untuk ruang teori, praktik, aula, kantor, dan sebagainya dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan dan kondisi (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 303).

c.       Pelaksanaan Prasarana Ruang Kelas

Pelaksanaan ruang kelas dapat dilakukan sesuai dengan perencanaan dan koordinasi dari pihak sekolah yang telah dilakukan. Bagi sekolah yang memiliki ruang kelas cukup banyak maka pelaksanaan proses pembelajaran dapat dilakukan untuk satu shift saja agar keamanan dan kebersihan dapat terjaga dengan baik. Sebaliknya bagi sekolah yang melakukan dua shift untuk proses pembelajarannya maka kebersihan dan keindahan tidak dapat terjaga dengan baik sehingga sekolah akan cepat kotor dan rusak, serta pencapaian target kurikulum dan daya serap sekolah tersebut menjadi rendah.  Perlengkapan ruang kelas dapat diupayakan memiliki kelengkapan sebagai berikut (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 304):

1)            Papan absen siswa;

2)            Buku kemajuan kelas/pembelajaran;

3)            Daftar pembagian tugas kelas;

4)            Peraturan tata tertib siswa;

5)            Organisasi kelas;

6)            Daftar mata pelajaran;

7)            Kalender;

8)            Hiasan dinding;

9)            Gambar Presiden, Wakil Presiden, dan Garuda Pancasila;

10)        Alat-alat kebersihan;

11)        Daftar inventaris kelas.

d.      Pengendalian/Pengawasan Prasarana Ruang Kelas

Ruang kelas yang selalu bersih dan baik harus selalu diawasi, dikontrol serta dijaga oleh semua warga sekolah, khususnya siswa. Petugas khusus yang bertanggung jawab untuk mengawasi bersih atau tidaknya dan baik atau tidaknya ruangan kelas adalah wakil kepala sekolah bidang sarana dan prasarana. Apabila pihak sekolah ingin mengubah bentuk ruangan kelas tersebut maka sekolah harus meminta izin kepada Dinas Pengawasan Pembangunan dan Pemugaran.  (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 304).

2.      Manajemen Ruang Laboratorium

a.             Perencanaan Ruang Laboratorium

1)            Perencanaan kebutuhan jenis laboratorium yang diperlukan sesuai dengan tuntutan kurikulum yang berlaku. Perencanaan kebutuhan jenis laboratorium tersebut berguna untuk mengelola dan memanfaatkan kembali laboratorium IPA sebagai sumber belajar. Selain pengelolaan ruangan, penyediaan alat dan bahan praktikum pun seharusnya disediakan dan dikirim oleh kantor wilayah. Pengelola laboratorium atau laboran dituntut untuk mengadministrasikan segala hal yang berkaitan dengan kebutuhan laboratorium dengan tertib dan tepat (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 304).

2)            Perencanaan kebutuhan jumlah laboratorium berdasarkan jumlah siswa dan kelompok belajar yang akan memanfaatkan laboratorium tersebut. Jumlah siswa dan kelompok belajar dalam satu sekolah akan memengaruhi kebutuhan jumlah laboratorium yang diperlukan. Idealnya sekolah yang hanya memiliki satu ruang labnoratorium cukup untuk 10 kelompok belajar, berarti 1 hari hanya dapat digunakan untuk 2 kelompok belajar sehingga diperlukan 6 hari untuk kebersihan dan perawatan. Laboratorium sangat diperlukan dan digunakan dalam rangka pencapaian tujuan matapelajaran IPA. Hasil pemantauan yang pernah dilakukan Depdikbud menunjukkan bahwa penggunaan perangkat alat dan bahan laboratorium IPA belum optimul dan bahkan ada yang belum pernah menggunakan sama sekali. Hal tersebut disebabkan oleh beberapa faktor, yaitu (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 305):

a)            Kemampuan dan penguasaan guru terhadap pemakaian alat dan pemanfaatan bahan praktik pada laboratorium IPA masih belum memadai. Ketrampilan dalam penggunaan alat dan bahan tersebut membutuhkan pemahaman yang utuh atas kesuluruhan konsep.

b)            Kualitas dan kuantitas tenaga laboran yang kurang memadai sehingga menyebabkan pemanfaatan laboratorium IPA belum optimal.

3)            Perencanaan kebutuhan tanah untuk membangun laboratorium sangat diperlukan. Apabila sekolah tidak memiliki tanah yang cukup untuk membangun ruang laboratorium maka diupayakan ada satu ruangan untuk melakukan praktikum karena hendaknya setiap sekolah memiliki sarana ruang laboratorium. Pelajaran IPA menuntut siswa untuk dapat melakukan praktikumsehingga siswa menjadi lebih mampu dan mengetahui proses dalam memelajari materi IPA. Tanah yang ideal untuk membangun ruang laboratorium berkisar antara 15 m x 10 m, akan tetapi jika tidak memungkinkan cukup seperti ukuran ruang kelas yaitu 9 m x 7 m (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 305).

4)            Perencanaan kebutuhan alat laboratorium sesuai dengan jenis dan jumlah siswa. Peralatan laboratorium dapat dikelompokan menjadi kelompok umum dan khusus. Kelompok umum ialah perangkat alat yang dikelompokkan berdasarkan pemakainya, sedangkan kelompok khusus ialah perangkat alat yang dikelompokkan berdasarkan keterkaitan antara materi pelajarn dengan perlakuan  perawatannya.

a)            Yang termasuk dalam perlengkapan umum, antara lain:

(1)         Peralatan, seperti : obeng, tang, pisau, catut, kikir, palu, gunting, pemotong kaca, dan pelubang gabus

(2)         Instrumen, seperti : basic meter, stopwatch, jangka sorong, dan neraca.

(3)         Alat gelas, seperti : tabung reaksi, gelas kimia, dan gelas ukur

(4)         Bagan, seperti : bagan melintang batang dan daun

(5)         Model, seperti : model atom, model uap, nodel tata surya, model ginjal

(6)         Film, seperti  kumpulan film dalam slide, film strip, dan film biasa

b)            Yang termasuk peralatan khusus, antara lain :

(1)         Mikroskop

(2)         Komparator lingkungan

(3)         Osiloskop

(4)         Audio generator

(5)         Neraca balance

(6)         Slinki

Kebutuhan dalam penggunaan alat ini diharapkan agar dapat disesuaikan dengan jumlah kelompok siswa sehingga semua siswa dapat melakukan praktikum dengan baik (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 306).

5)            Perencanaan proses pengadaan laboratorium dan alat laboratorium. Pengadaan laboratorium dan alat laboratorium dapat dilakukan dengan membuat permohonan ke Kantor Wilayah. Pengadaan laboratorium dan alat ini dapat dikoordinasikan oleh wakil sekolah sarana dan prasarana.  Apabila alat yang dimiliki kurang lengkap maka sekolah dapat mengusahakannya melalui dana SPP. Sekolah melalui pengelola laboratorium atau laboran dapat melakukan pengecekan setiap saat. Alat-alat IPA dalam laboratoriumanatar lain untuk Biologi, Fisika, dan Kimia.

a)            Alat – alat Biologi, antara lain :

(1)         Kuadrat

(2)         Photometer

(3)         Respirometer sederhana

(4)         Aquarium

(5)         Pooter

b)            Alat – alat Fisika, antara lain :

(1)         Neraca mekanik

(2)         Neraca pegas/dynamometer

(3)         Basicmeter (meter dasar)

(4)         Katrol

(5)         Kereta dinamik dan tiker meter

(6)         Bangku optik

c)            Alat – alat Kimia, antara lain :

(1)         Buret

(2)         Spectrometer UV-Vis

(3)         Alat-alat refluks

(4)         Alat-alat detilasi

(5)         Corong pisah

(6)         Kuvet

Perencanaan pendayagunaan laboratorium agar lebih efektif dan efisien. Hal tersebut perlu direncanakan tenaga-tenaga yang perlu bertanggung jawab dalam terselenggaranya pengelolaan laboratorium, yaitu:

a)            Koordinator laboratorium                : Kepala Sekolah

b)            Penanggung jawab administrasi       : Laboran

c)            Penaggung jawab teknis                  : Koordinasi oleh guru IPA

d)           Penanggung jawab mata pelajaran   : Masing-masing guru mata

pelajaran, Biologi, Fisika, dan Kimia

6)            Perencanaan inventarisasi perawatan biaya operasional dan bahan habis pakai. Dalam satu tahun pelajaran semua kebutuhan perawatan biya operasional dan dana untuk pembelian bahan habis pakai harus didata, diinventaris, dan direncanakan secara tepat sehingga dalam pelaksanaan kegiatan praktikum tidak terjadi masalah. Data terebut harus dilaporkan oleh penanggung jawab administrasi, yaitu laboran. Data-data tersebut diperoleh dari penanggung jawab teknis, yaitu koordinator guru IPA. Pihak sekolah akan berusaha untuk pengadaan semua keperluan tersebut bias dari Kantor Wilayah, Pemda atau masyarakat (SPP, donator,dsb). Pihak sekolah akan lebih mengutamakan kepentingan yang langsung dirasakan oleh siswa daripada penggandaan prasarana, sebab akan menyangkut dalam proses pembelajaran yang bertujuan untuk meningkatkan mutu pendidikan (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 307).

7)            Perencanaan pelaporan. Semua kegiatan dari perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan selalu diakhiri dengan laporan, misalnya pelaporan per semester dan akhir tahun. Petugas yang bertugas dalam pelaporan ini adalah penanggung jawab administrasi, yaitu laboran (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 308).

b.            Organisasi Prasarana Ruang Laboratorium

Tugas dalam pengorganisasian ruangan laboratorium adalah sebagai pengelola laboratorium dan penanggung jawab teknis. Apabila terdapat sekolah yang meminjam ruang laboratorium sekolah lain maka terdapat persyaratan secara tertulis antara sekolah yang meminjam dengan yang dipinjam agar terdapat tanggung jawab bersama. Tata tertib dan penggunaan laboratorium dapat dipasang di ruang laboratorium agar dapat terbaca oleh semua warga dan pihak sekolah yang ingin menggunakan fasilitas laboratorium (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 308).

c.             Koordinasi Prasarana Ruang Laboratorium

Koordinasi prasarana ruang laboratorium dapat diberikan kepada selurah guru bidang studi IPA, seperti dalam hal pembagian jadwal yang diatur oleh petugas laboran. Semua alat dan bahan yang terdapat dalam ruang laboratorium harus dijaga keamanannya agar jangan sampai rusak, pecah, atau hilang. Bagi siswa dan siswi yang melanggar tata tertib dapat dikenakan sanksi agar dapat menyadari pentingnya ruangan laboratorium (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 308).

d.            Pelaksanaan Prasarana Ruang Laboratorium

Ruang laboratorium digunakan untuk praktium mata pelajaran IPA. Adanya jadwal dapat mempermudah dalam pelaksanaan dan pemakaian ruang laboratorium. Peralatan yang terdapat dalam ruang laboratorium diharapkan memiliki kelengkapan yang lengkap dan kualitas yang bagus baik dalam hal alat maupun bahannya karena sangat penting dalam menunjang kelancaran proses pembelajaran yang berbasis praktik. Pemeliharan alat dan bahan dalam ruang laboratorium adalah salahsatu hal yang menentukan keberhasilan pendayagunaan laboratorium. Kelancaran kegiatan praktikum juga sangat bergantung dari kecepatan dan ketepatan penyediaan atau penyiapan alat dan bahan dengan memperhatikan kondisi fisik alat dan bahan yang akan digunakan. Tata tertib penggunaan ruang laboratorium juga harus dipasang agar siswa atau warga sekolah yang ingin menggunakan fasilitas ruang laboratorium melakukannya dengan baik (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 308).

e.             Pengendalian atau Pengawasan Prasarana Ruang Laboratorium

Pengawasan ruangan laboratorium seharusnya dilakukan lebih baik dari ruangan kelas karena menyangkut perlengkapan alat dan bahan yang digunakan untuk praktikum. Apabila alat dan bahan yang ingin digunakan untuk praktikum rusak maupun habis maka pelaksanaan praktikum IPA akan terganggu dan proses pembelajaran tidak dapat berjalan dengan baik. Petugas laboran bertugas untuk mengatur, mengelola, dan bertanggungjawab terhadap sarana dan prasarana yang terdapat dalam ruang laboratorium, seperti menyediakan alat, bahan, maupun perlengkapan lain yang digunakan untuk praktikum (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 308).

3.      Manajemen Ruang Perpustakaan

a.       Pengertian Manajemen Perpustakaan

Manajemen perpustakaan adalah pengelolaan atau pengaturan ruang perpustakaan yang didasarkan pada teori dan prinsip manajemen. Teori manajemen adalah konsep pemikiran mengenai bagaimana ilmu manajemen untuk diapliksikan dalam suatu organisasi. Prinsip manajemen adalah pokok dasar pemikiran dalam sebuah manajemen. Manajemen perpustakaan tidak hanya berdasarkan teoritis, yang paling penting adalah mengimplementasikan teori pada praktik operasional. Namun, pada kenyataannya, tidak semua teori dapat diterapkan secara utuh, sehingga diperlukan modifikasi dan penyesuaian agar dapat berjalan dengan lancer (Sutarno, 2006 : 21).

b.      Fungsi Manajemen Perpustakaan

Menurut tingkat dan ruang lingkup kegiatannya, ada beberapa jenis fungsi dari manajemen perpustakaan. Menurut George R.Terry dalam Sutarno (2006 : 135), fungsi manajemen meliputi : perencanaan, (plainning), pengorganisasian (organizing), penggerakan (actuating), dan pengawasan (controlling). Teori-teori tersebut dapat di jabarkan sebagai berikut :

1)            Perencanaan

Perencanaan merupakan titik awal berbagai aktivitas organisasi yang sangat menentukan keberhasilan organisasi. Dalam manajemen perpustakaan, perencanaan harus dilakukan untuk memberikan arah, menjadi standar kerja, memberikan kerangka pemersatu, dan membantu untuk memperkirakan peluang-peluang. Dengan adanya perencanaan yang baik, seluruh aktivitas perpustakaan dapat diarahkan untuk menuju suatu titik tujuan yang jelas ( Qolyubi, 2003 : 292). Perencanaan adalah penentuan tentang apa yang akan di jalankan untuk mencapai tujuan tertentu. Perencanaan mengandung tiga ciri khas, yaitu :

a.             Selalu berdimensi waktu yang akan datang ke masa depan,

b.            selalu mengandung kegiatan dan tujuan tertentu,

c.             memiliki alasan, sebab, atau landasan yang baik secara personal, organisasional, maupun keduanya.

Mutu suatu perencanaan akan di tentukan oleh beberapa faktor seperti pandangan hidup, pengetahuan, dan kemampuan pribadi perencana (planner). Setiap perencanaan selalu didahului oleh suatu ramalan. Perencanaan memerlukan kemampuan berpikir tertentu, oleh karena itu setiap orang dapat menjadi perencana. Apabila sebuah perpustakaan tidak membuat perencanaan yang baik, maka tidak akan dapat menjalankan manajemen sebagaimana mestinya (Sutarno, 2006 : 135).

Perencanaan merupakan proses dan kegiatan pimpinan (manager) yang terus-menerus. Tugas yang sulit dalam perencanaan adalah pertama, mengenai orang, baik dalam arti pribadi, oknum, pelaku, perilaku, kelompok, grup, maupun masyarakat. Kedua, adalah mengenai keterbatasan pada diri manusia sendiri, bahwa mereka tidak bisa meramal dengan tepat keadaan hari depan. Sebuah perencanaan yang baik adalah yang rasional, dapat dilaksanakan, dan menjadi panduan langkah selanjutnya. Oleh karena itu, perencanaan merupakan permulaan pekerjaan yang baik dari proses pencapaian tujuan organisasi (Sutarno, 2006 : 135).

2)            Pengorganisasian

Fungsi yang kedua adalah pengorganisasian, pengorganisasian merupakan penyatuan langkah dari seluruh kegiatan yang akan dilaksanakan oleh elemen-elemen dalam suatu lembaga ( Qolyubi, 2003 : 294). Pengorganisasian dijalankan dalam tiga tahap, yakni :

a)            Penstrukturan atau penentuan struktur kerja sama, sebagai hasil analisis pembagian kerja,

b)            Pemilihan dan penetapan staf, yakni orang yang tepat pada tempat yang tepat pula atas dasar prinsip,

c)            Fungsionalisasi, yakni penentuan tugas dan fungsi untuk masing-masing orang dan unit satuan kerja. Prinsip pengorganisasian adalah tindak lanjut untuk menjalankan rencana. Maksudnya agar rencana yang telah ditentukan benar-benar direalisasikan.

Fungsi pengorganisasian sangat menentukan kelancaran jalannya pelaksanaan berupa pengaturan lebih lanjut mengenai kekuasaan, pengaturan dan  tanggungjawab. Dengan demikian setiap orang tahu apa kedudukan, tugasnya, fungsinya, pekerjaannya, dan tanggungjawabnya. Pengorganisasian di perpustakaan dimulai dari penyusunan desain organisasi dalam bentu suatu pola organisasi yang akan menjadi struktur atau mekanisme dan tertib (Sutarno, 2006 : 140).

3)            Kepemimpinan

Kepemimpinan dalam pelaksanaan aktivitas perpustakaan sangat diperlukan untuk memberikan arah dan menggerakkan elemen-elemen terkait ,guna mencapai tujuan. Dalam kepemimpinan terjadi proses saling mempengaruhi antara pemimpin dan yang dipimpin. Hubungan kedua elemen ini mempengaruhi kinerja perpustakaan, yang dalam hal ini kepemimpinan berfungsi atas dasar kekuasaan untuk mengajak dan menggerakkan orang lain melakukan kegiatan dalam mencapai tujuan tertentu ( Qolyubi, 2003 : 300).

4)            Pengawasan

Pelaksanaan tugas-tugas, kekuasaan, dan tanggung jawab dalam suatu perpustakaan perlu adanya pengawasan agar diperoleh hasil seperti yang diharapkan, di samping peningkatan kualitas. Oleh karena itu pengawasan dapat dilakukan pada kegiatan-kegiatan seperti perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, dan penganggaran. Dalam melaksanakan pengawasan dapat dilakukan dengan cara preventif dan korektif. Pengawasan prefentif adalah pengawasan yang mengantisipasi terjadinya penyimpangan-penyimpangan, sedangkan pengawasan korektif baru bertindak apabila terjadi variasi-variasi dari hasil yang diinginkan. Pengawasan berhubungan  erat dengan fungsi manjemen yang lain seperti perencanaan dan pengorganisasian. Adanya pengawasan yang efektif akan memberikan umpan balik untuk pertencanaan-perencanaan dalam perubahan standar dan masukan. Dengan demikian, pengawasan dan perencanaan dapat dipandang sebagai mata rantai yang berhubungan dan saling mempengaruhi ( Qolyubi, 2003 : 306).

c.       Unsur-unsur Manajemen Perpustakaan

Unsur-unsur manajemen perpustakaan terdiri atas manusia, sumber pembiayaan, dan barang-barang inventaris. Semua unsur manajemen tersebut pada dasarnya merupakan sumber daya yang harus dikelola dengan sebaik-baiknya guna menyelenggarakan perpustakaan. Secara lebih rinci unsur manajemen tersebut adalah sebagai berikut :

1)            Manusia

Manusia atau yang sering disebut dengan sumber daya manusia, termasuk di dalamnya termasuk sumber daya otak (brain). Di dalam manajemen unsur manusia merupakan yang paling utama. Sebab semuanya berasal dari manusia. Manusia di dalam manajemen mencakup semua faktor yang mempengaruhi, mewarnai dan melingkupi. Unsur manusia meliputi beberapa hal yang harus diperhatikan meliputi:

a)            Jumlah, harus sesuai dengan formasi dan kebutuhan.

b)            Persyaratan, seperti kemampuan, pendidikan, ketrampilan, pengalaman.

c)            Komposisi, misalnya unsur pimpinan, unsur pelaksana, teknis, unsur administrasi.

2)            Sumber pembiayaan

Modal kerja atau anggaran merupakan unsur manajemen kedua setelah unsur manusia. Pada dasarnya semua perpustakaan memerlukan tersedianya uang sebagai biaya penyelenggaraan dan pengembangan semua kegiatan. Sumber pembiayaan itu paling tidak untuk mempertahankan apa-apa yang sudah ada dan berjalan. Tanpa tersedianya anggaran biaya akan sangat sulit bagi perpustakaan untuk bertahan apalagi untuk terus berkembang. Anggaran sebuah perpustakaan harus disediakan oleh lembaga induknya atau penyelenggaranya. Untuk perpustakaan pemerintah, maka anggaran yang diperlukan disediakan melalui anggaran pendapatan belanja negara untuk yang di pusat atau untuk anggaran belanja yang di daerah. Prinsip-prinsip anggaran biaya perpustakaan antara lain:

a)            Sumbernya pasti,

b)            Penggunaanya menurut rencana,

c)            Orientasinya berdasarkan program (budged based on program),

d)           Pengelolanya akuntable dan responsible,

e)            Pertanggungjawabnaya menurut aturan tertentu,

f)             Jumlah anggaran diusahakan terus meningkat,

g)            Pelaksananya selalu dapat dikontrol dengan baik,

h)            Menerapkan sistem efektif efisien,

i)              Tidak terjadi penyalahgunaan dan pemborosan anggaran,

j)              Mesin-mesin.

3)            Benda dan barang inventaris

Perpustakaan memiliki banyak sekali barang dan benda baik berupa inventaris, maupun perlengkapan dan perabot serta sarana dan prasarana yang lainya. Benda-benda tersebut antara lain:

a)            Gedung dan ruangan

b)            Perabot dan perlengkapan

c)            Koleksi bahan pustaka

d)           Mesin-mesin

e)            Sarana komunikasi dan transportasi.

Benda dan barang-barang tersebut harus diurus dan dipergunakan dengan baik, proses administrasi pengurusannya dimulai sejak:

a)            Perencanaan kebutuhan meliputi jumlah, jenis, volume, mutu, kostruksi, kekuatan model, tipe ukuran, harga, dan spesifikasi lainya.

b)            Pengadaan, baik pembelian langsung, melalui pihak ketiga seperti lelang dan semua proses serta persyaratan administrasinya.

c)            Pemakaian/penggunaan, yang harus sesuai dengan prosedur, atau aturan yang ada, agar benda-benda tersebut memiliki daya tahan dan kegunaan sesuai dengan standarnya.

d)           Pemeliharaan/perawatan, agar semua inventaris tersebut selalu dalam keadaan baik, siap pakai serta terawat baik atau tidak mudah rusak.

e)            Penyimpanan, agar jumlahnya utuh, tidak ada yang hilang dan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan bersama

f)             Penghapusan, apabila telah rusak, tidak ekonomis seperti biaya perawatan lebih mahal dari pada daya kegunaan unutk memperbarui.

g)            Kembali lagi kepada perencanaan, namun harus dimulai dari kondisi yang jauh lebih baik, lebih maju, tidak mulai lagi dari awal.

4.      Manajemen Ruang Olahraga dan Lapangan Olahraga

a.             Perencanaan ruang olahraga dan lapangan olahraga

Beberapa hal yang perlu direncanakan adalah (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 313-314) :

1)            Perencanaan kebutuhan olahraga dan lapangan olahraga serta luasnya disesuaikan dengan jumlah siswa. Setiap sekolah wajib memiliki lapangan olahraga dan kebutuhan olahraga. Tetapi dalam kenyataannya kadang-kadang tidak semua sekolah bisa memilikinya, terutama di kota-kota besar yang lahannya terbatas menjadi kendala untuk memiliki lapangan olahraga. Hal ini dapat disiasati dengan melakukan olahraga dalam bentuk mini atau juga latihan khusus di ruang olahraga. Lapangan olahraga setidaknya dapat menampung seluruh siswa di sekolah tersebut, karena lapangan olahraga biasa digunakan sebagai tempat upacara.

2)            Perencanaan kebutuhan lahan untuk bangunan atau lapangan olahraga. Sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya karena minimnya lahan mengakibatkan sebagian sekolah tidak memiliki lapangan olahraga atau memiliki lapangan tetapi sangat sampit. Sebagai solusi untuk mengadakan lahan ialah dengan membebaskan tanah kosong sekelilingnya jika dimungkinkan.

3)            Perencanaan kebutuhan perabot dan jenis alat olahraga. Sejak awal tahun ajaran perabot dan jenis alat olahraga perlu disiapkan demi kelancaran pelaksanaan praktek olahraga. Pada tiap tahunnya Kantor Wilayah mengadakan distribusi alat olahraga ke beberapa sekolah. Tetapi jumlah yang disediakan terbatas sehingga sekolah perlu mengusahakan tambahannya.

4)            Perencanaan pendayagunaan ruang dan lapangan olahraga. Beberapa sekolah mungkin mempunyai lebih dari 1 guru olahraga, sehingga dalam pendayagunaan ruang atau lapangan olahraga perlu diatur sehingga pelaksanaannya dapat berjalan dengan lancer. Misalnya jika guru A mengajarkan teori maka guru B mengajarkan praktek atau sebaliknya. Ruang olahraga dapat digunakan jika hari hujan dan jenis olahraga yang dilaksanakan ialah yang sesuai dengan kondisi lapangan. Sebaiknya ruang olahraga ini tidak berdekatan dengan rurang belajar karena dapat mengganggu ketertiban kelas yang sedang belajar. Guru dapat mengawasi dengan baik karena bisa saja siswa mencoret-coret tembok ataupun mengotorinya.

5)            Perencanaan inventarisasi, perawatan dan biaya operasional habis pakai. Sekolah perlu untuk mengadakan buku inventaris sebagai upaya untuk mengetahui kondisi alat setiap saat menerima, sehingga perawatan terhadap barang dapat diusahakan dengan baik. Jika diketahui adanya kerusakan pada alat maka dapat segera diperbaiki dan jika setelah dipakai sebaiknya dibersihkan dahulu kemudian dapat disimpan ditempat aman. Barang yang habis dipakai misalnya bola agar disimpan cadangannya jangan sampai habis tidak ada persediaan.

6)            Perencanaan pelaporan dan posisi perabot olahraga/coordinator guru mata pelajaran olahraga secara berkala melaporkan keadaan alat-alat. Tujuannya agar dapat diketahui kondisi alat-alat itu apakah baik/rusak dapat dipakai/tidak dan berapa jumlahnya.

b.            Organisasi Prasarana Ruang Olahraga dan Lapangan Olahraga

Pada umumnya lapangan olahraga sekolah hanya digunakan untuk sekolahnya sehingga pengaturannya cukup dikelola oleh sekolah. Apabila lapangan digunakan oleh pihak luar secara rutin maka harus ada izin tertulis dari kantor wilayah. Di dalam ruangan olahraga setidaknya terdapat alat-alat olahraga yang memadai dan disimpan dengan aman (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 315).

c.             Koordinasi Prasarana Ruang Olahraga dan Lapangan Olahraga

Lapangan olahraga dan ruangan olahraga harus selalu diupayakan memadai dan layak untuk dipakai kegiatan olahraga hal ini menjadi tanggung jawab seluruh guru olahraga dan wakil kepala sekolah bidang sarana prasarana. Jika lahan memungkinkan untuk dibuat lapangan basket dapat mengajukan permohonan ke Dinas olahraga melalui Ka Kandepdikbud Kotamadya/kabupaten. Ruang olahraga hanya digunakan jika cuaca diluar tidak memungkinkan dan dibatasi kepada latihan yang ringan : senam dan permainan yang menggunakan alat matras. Petugas kebersihan harus selalu diingatkan untuk menjaga kebersihan baik ruang maupun lapangan olahraga. Alat-alat disimpan dalam satu ruangan khusus dan dijaga keamanannya (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 315).

d.            Pelaksanaan Prasarana Ruang Olahraga dan Lapangan Olahraga

Ruangan olahraga digunakan jika cuaca tidak memungkinkan kegiatan di luar ruangan. Ruangan ini biasanya lebih besar dari ruangan kelas dan dapat berfungsi sebagai lapangan basket, volley, bulutangkis, dan lain-lain. Namun tidak semua kelas memiliki ruangan olahraga sehingga sering menggunakan kelas teori dan bukan praktek. Lapangan olahraga dapat berfungsi sebagai lapangan upacara bendera, lapangan basket, volley, dan bulutangkis. Sedangkan untuk cabang olahraga loncat tinggi dan loncat jauh dibuat lapangan khusus tersendiri yang harus memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh Dinas Olahraga/Bina Olahraga (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 315).

e.             Pengendalian/ Pengawasan Ruang Olahraga dan Lapangan Olahraga

Pengawasan terhadap ruang dan lapangan olahraga juga harus diperhatikan. Ruangan dan lapangan harus selalu bersih dan kondisinya baik serta layak dipakai tidak membahayakan. Apabila diketahui adanya kerusakan harus segera diperbaiki. Alat praktek olahraga harus selalu tersedia dalam keadaan baik dan cukup untuk bisa dipakai semua siswa (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 315).

BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN

Manajemen sarana dan prasarana adalah kegiatan/usaha yang mengatur dan mengelola semua peralatan/ material terlaksanakannya suatu proses pendidikan di dalam sekolah agar tujuan pendidikan dapat tercapai dengan efektif dan efisien. Ruang lingkup manajemen sarana dan prasarana, meliputi perencanaan, pengadaan, pengaturan, dan penggunaan sarana dan prasarana.

Pengadaan perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana melalui beberapa tahapan tertentu, yaitu :

1.      Menganalisis materi pelajaran yang lebih membutuhkan media pelajaran dalam proses pembelajaran dan mendaftar media pelajaran yang dibutuhkan.

2.      Mengadakan seleksi menurut skala prioritas terhadap media pembelajaran yang dibutuhkan.

3.      Menginventarisasi media pembelajaran yang telah ada dan nantinya akan dilakukan re-inventarisasi untuk mengetahui kondisi media pembelajaran.

4.      Mengadakan seleksi media pembelajaran yang masih dapat digunakan.

5.      Mencari dana yang diperlukan dalam pengadaan media pembelajaran.

6.      Menunjuk seseorang atau beberapa orang untuk bertanggung jawab dalam pengadaan media pembelajaran.

Manajemen sarana dan prasarana terdiri dari manajemen ruang kelas, ruang perpustakaan, laboratorium, dan olahraga yang masing-masing memiliki aturan manajemen yang berbeda-beda namun tetap satu arah. Yaitu dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, dan pengawasan.

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, Suharsimi dan Lia Yuliana. 2008. Manajemen Pendidikan. Yogyakarta : Aditya Media.

Mulyono. 2008. Manajemen Administrasi dan Organisasi Pendidikan. Yogyakarta : Ar-Ruzz Media.

Qolyubi, Syihabudin, dkk. 2003. Dasar-dasar ilmu perpustakaan dan informasi. Yogyakarta : Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

Rohiat. 2008. Manajemen Sekolah : Teori Dasar dan Praktik Dilengkapi dengan Contoh Rencana Strategis dan Rencana Operasional. Bandung : PT Refika Aditama.

Sutarno. 2006. Manajemen Perpustakaan : Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta : Sagung Seto.